Итогам первой декларационной компании по НДС и перспективам развития электронного документооборота (ЭДО) было посвящено очередное заседание Рабочей группы по ЭДО, которое состоялось в Москве 28 апреля 2015 года в ТПП России.

В мероприятии приняли участие: Фадеев Д. Е., заместитель директора юридического департамента ТПП России; Лапина О.Г., советник государственной гражданской службы 2 класса; Зудин В. Ю., заместитель руководителя Рабочей группы по вопросам электронного документооборота при ТПП России, директор департамента маркетинга и рекламы, Тупицын А. В., технический директор, Боков В. А., менеджер по работе с ключевыми клиентами (компания «Такском»); Сухинин С. Н., директор по развитию электронного документооборота и комплексных решений и Лабурдова А. С., ведущий бизнес-консультант (компания TerraLink); Еременко М. В., руководитель направления «Обмен электронными документами» фирмы «1С»; Илюшина Н. А., руководитель департамента методологии бухгалтерского учета и налогового планирования компании «Металл Профиль».

В обсуждении приняли участие представители крупных компаний: «Газпром», «Аэрофлот», Яндекс, «Комацу СНГ», «Роснефть» и др.

Выступающие отметили, что с 2015 года произошли кардинальные изменения в законодательстве в части усиления контроля и сдачи отчетности в электронном виде. Теперь, представляя декларацию по НДС, бухгалтеру нужно включать в нее сведения из книг покупок и продаж. А отдельные категории налогоплательщиков «упрощенцев» должны представлять в налоговый орган журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Возникли новые реалии – блокировка счета в случае, если организация не подтвердит получение требования ФНС в течение 6 рабочих дней.

Отныне пристальное внимание будет уделяться качеству представляемых налогоплательщиком данных, и налоговый орган будет более тщательно их проверять.

27 апреля 2015 года – завершилась первая декларационная кампания по НДС. Абоненты компании «Такском» успешно отчитались перед налоговым органом и никаких проблем у них не возникло. Об этом рассказал технический директор компании «Такском» Александр Тупицын. Спикер сообщил, что сдать декларации по НДС без проблем клиентам компании позволила, во-первых, грандиозная работа по модернизации инфраструктуры оператора и его программных средств, а во-вторых, такие новые сервисы и продукты, как «Конвертер», «Сверься!». С помощью «Конвертера» можно загрузить книги и журналы в формате Excel, что оказалось очень удобным для большого количества организаций. «Сверься!» сверит данные организации, содержащиеся в книгах покупок/продаж и журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур с аналогичными данными контрагентов. Несмотря на то, что сервис был запущен в середине апреля, на сегодняшний день им уже пользуются более 10 тысяч организаций. Воспользоваться сервисом пока можно бесплатно. Для этого необходим доступ к Интернету и действующий квалифицированный сертификат ключа электронной подписи. Абоненты систем юридически значимого электронного документооборота такие сертификаты уже имеют. Новый сервис «Картотека документов» позволит успешно подбирать документы при ответах на истребования, которые последуют по результатам проверок представленных деклараций. «Картотека документов» подберет, скомплектует и выгрузит документы организации из разных информационных систем и оперативно передаст их в налоговые органы через Интернет.
Выступающие отметили, что в связи с изменениями законодательства бизнес стал активнее внедрять электронный документооборот. Охотно внедряют ЭДО холдинги, крупные производства, ритейл, фрайчайзинговые сети. Электронный документооборот становится жизненно необходимым, особенно для компаний, где есть большой поток документов, например, миллион документов в год.
Организации, внедряющие ЭДО, получают массу преимуществ. Это сокращение времени и затрат, отсутствие ошибок при ручном вводе данных, автоматизация бизнес-процессов и многое другое.
Об электронном документообороте в холдингах, в частности, о развитии продукта TerraLink xDE для межкорпоративного обмена юридически значимыми документами в электронном виде, рассказал директор по развитию электронного документооборота и комплексных решений компании TerraLink Сергей Сухинин. Этот продукт теперь интегрируется не только с ERP SAP, но и с другими популярными учетными системами, такими как 1С, Oracle, Microsoft. Решение TerraLink xDE было внедрено в Новолипецком металлургическом комбинате (НЛМК). В качестве оператора была выбрана компания «Такском». Сегодня НЛМК отправляет и получает счета-фактуры, акты, накладные ТОРГ-12 и другие произвольные документы в электронном виде.

С внедрением ЭДО меняются бизнес-процессы и обязанности сотрудников, и важно всё это учесть при планировании проектов перехода на электронный документооборот. Одна из проблем – непонимание новых обязанностей, которые появляются у сотрудников.

«Успех внедрения ЭДО – это правильно выстроенные коммуникации на каждом этапе внедрения», – отметила Анастасия Лабурдова, ведущий бизнес-консультант компании TerraLink.

Успешным опытом внедрения электронного документооборота поделилась Наталья Илюшина, руководитель департамента методологии бухгалтерского учета и налогового планирования компании «Металл Профиль». За прошлый год компания, в которую входит 15 заводов, выставила более 550 тыс. счетов-фактур, а бумажные архивы занимали полезные производственные площади. Теперь компания, использующая решение «1С-Такском», отправляет и получает доверенности, акты, счета-фактуры в электронном виде. В бухгалтерию документы попадают в режиме онлайн, их остается только провести. Время обработки документов сократилось на 80%, появились электронные архивы. Важный факт: сотрудники, подключившие к ЭДО наибольшее количество контрагентов, были премированы. С внедрением электронного документооборота достигнута главная цель компании – оформлять 20% всех продаж в электронном виде.

Эксперты и представители бизнеса обсудили насущные вопросы в режиме круглого стола и высказали ряд предложений по дальнейшему развитию ЭДО. Все свои предложения бизнес может высказать на сайте Рабочей группы по электронному документообороту при ТПП России. Здесь же можно ознакомиться с выступлениями и презентациями спикеров.

Дискуссия прошла в атмосфере заинтересованности и понимания насущных проблем. Одна из них – предусмотреть переходный период при вводе новых форматов счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов. Документы отправляются каждый день, при этом не все организации могут обновить свое программное обеспечение одновременно. Поэтому важно, чтобы какое-то время продолжали действовать и старые, и новые форматы.