Часто задаваемые вопросы

Какую роль выполняет Оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? Почему я не могу использовать привычные средства обмена (почту, ФТП и т.п.)?

Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.

Согласно п 1.3. «Порядка выставления и получения счетов — фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 №50н (далее — Порядок). «…Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — Оператор электронного документооборота)…». Т.е. так решило государство.

Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой.

Организациям, желающим самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:

•          получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;

•          обеспечения юридической значимости электронных документов;

•        обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;

         согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;

•         организации архива электронных документов;

•        обеспечения безопасности при обмене документами;

•         обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭП, шифрование).

Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».

Как быть, если при полном переходе на ЭДО в ряде случаев мы не можем отказаться от документов на бумаге?

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Если мы будем обмениваться со своими контрагентами электронными счетами-фактурами, надо ли распечатывать наши экземпляры  документов или нет? Где будут храниться документы и сколько лет?

Дублировать электронный документ на бумаге не нужно, так как в соответствии с законодательством (например, ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский кодекс, а также ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» и ФЗ «Об электронной подписи») допускается существование оригинала документа как в бумажном, так и в электронном виде. При этом дублирование документа, оформленного в электронном виде, на бумажном носителе не требуется.

Предусмотрены оба варианта хранения файлов  в соответствии с установленными законодателем сроками хранения документов:

•         непосредственно в информационной базе;

Можно ли подписать электронный документ задним числом?
 Нет, так как при передаче электронного документа через оператора электронного документооборота фиксируется точное время и дата отправки документа.
Если в отправленном счете-фактуре были обнаружены неточности, какие действия предусмотрены по его исправлению (уточнение, замена, отмена)?

Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.

То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.

В каком виде нужно предоставить электронный документ для внешних проверяющих органов, если они не принимают документ в электронном виде?
 ЭД можно распечатать на бумажном носителе с отметкой, что документ подписан ЭП, заверить подписью ответственного лица и печатью организации (Письмо Минфина от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).
Наше предприятие работает с одним оператором (мы сдаем отчеты по ТКС), а наш поставщик заключил договор с другим оператором. Возможен ли между нами обмен электронными документами? Если да, то каким образом это будет осуществляться?
 Безусловно, работа с электронными документами через двух Операторов электронного документооборота предусмотрена (см. Приказ Минфина России от 25.04.2011 г. № 50-н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи») Однако обмена между клиентами разных операторов электронного документооборота еще нет. Рабочая группа Операторов ЭДО СФ разработала технические процедуры роуминга. В настоящий момент идет реализация и тестирование согласованных решений. После появления такой возможности будут опубликованы документы, определяющие требования обеспечения роуминга и цены на отправку электронных документов клиентам других операторов.
Какие возможности могут быть при передаче электронных данных между партнерами по бизнесу? Хотим полностью перейти на электронный документооборот.

Безусловно, обмен электронными документами между партнерами по бизнесу имеет целый ряд преимуществ:

•         Снижение затрат на обмен документами;

•         Ускорение обмена документами;

•         Снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему;

•         Снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически;

•         Ускорение ввода документов (приходования товара);

•         Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи);

•         Хранение документов в памяти компьютера, отказом от бумажных архивов;

Быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ ИБ;

•        Снижение затрат на подготовку к проверкам госорганов.

Подскажите, пожалуйста, схему взаимодействия с нашими клиентами (у нас более 1500), многие из которых являются мелкими ИП и слышать при этом не хотят об электронных документах. Как нам быть?

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе. И во многом процесс активного подключения зависит от Вашей позиции. На Западе различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия – модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия  — навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке, как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) – эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с Вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

Предлагайте клиенту переходить поэтапно (100% переход – явная утопия);

•       Советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, ежемесячный биллинг);

•       Напоминайте клиенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов)