Основные понятия и нормативные акты, регламентирующие электронный документооборот

Обмен электронными документами содержит специфичные понятия и термины. Приведем некоторые из них:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись бывает простой и усиленной (неквалифицированной и квалифицированной).

В юридически защищенном электронном документообороте используется только усиленная квалифицированная электронная подпись. Электронные документы, подписанные такой подписью (сейчас она называется электронной цифровой ) всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно.

Ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

Сертификат электронной подписи – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу.

Квалифицированный сертификат электронной подписи – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр – организация, которая создает и выдает квалифицированные сертификаты электронной подписи и проводит проверку электронных подписей на принадлежность определенному лицу.

Участники электронного взаимодействия – государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме.

 

Оператор электронного документооборота – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Возможность обмена документами в электронном виде закреплена российским законодательством.

Вкратце рассмотрим, как совершенствовалось законодательство в сфере электронного документооборота, и что конкретно это дает организациям и бухгалтерам.

Федеральный закон от 28.12.2001 № 180-ФЗ внес изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса РФ и позволил налогоплательщикам представлять декларации не только на бумажном носителе, но и в электронном виде.

Другой Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» придал документу в электронном виде с электронной цифровой подписью статус оригинала, т.е. имеющему такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью.

Затем Федеральным законом от 28.03.2002 № 32-ФЗ были дополнены статьи 13 и 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поправки разрешили организациям представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, а также представлять бухгалтерскую отчетность по телекоммуникационным каналам связи.

Отметим и такой важный документ, как приказ МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169. Он утвердил «Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» и определил общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Все эти и другие нормативные акты сформировали законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

На сегодняшний день в России практически сложилась нормативно-правовая база регулирования процесса обмена счетами-фактурами в электронном виде.

Со 2 сентября 2010 года налогоплательщику на законодательном уровне предоставлена возможность составления и выставления электронных счетов-фактур. Это разрешил Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, который внес изменения в статью 169 НК РФ, предусматривающую возможность составления счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон и при наличии у них совместимых технических и программных средств.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден «Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Установленный порядок позволяет полностью заменить бумажный обмен документами на электронный документооборот по телекоммуникационным каналам связи. Это касается как выставляемых в адрес налогоплательщика требований о представлении документов, так и представляемых в налоговый орган истребуемых документов, в т.ч. электронных счетов-фактур.

С 8 апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он расширяет применение электронной подписи в России и начнет действовать с 1 июля 2013 года вместо Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н был утвержден «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», который действует с 3 июня 2011 года.

Поправки, внесенные в статьи 168 и 169 НК РФ Федеральным законом от 19.07.2011 № 245-ФЗ, предоставили бухгалтерам возможность выставлять корректировочные счета-фактуры в случае изменения цен (тарифов) на товары (работы, услуги) или количества в сторону уменьшения.

С 1 января 2013 года будет действовать Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Новый закон (в частности, пункт 5 статьи 9) позволяет составлять первичные учетные документы (также как и регистры бухгалтерского учета) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» были утверждены формы счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также правила их заполнения и ведения.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

С 23 мая 2012 года российский бизнес получил возможность обмениваться электронными счетами-фактурами.

Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в т.ч. форматы дополнительных листов книг).

С принятием форматов завершилась подготовка нормативной базы по обмену электронными счетами-фактурами. Теперь организации и индивидуальные предприниматели могут выставлять счета-фактуры, в т.ч. и корректировочные, вести книги покупок и продаж в электронном виде, избавившись от необходимости распечатывать их и вести на бумаге. Причем, обмениваться электронными счетами-фактурами по телекоммуникационным каналам связи можно не только с контрагентами, но и с налоговыми органами.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять и другие документы в налоговые органы в электронном виде, Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы унифицированных форм первичной учетной документации: товарной накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг).

Форматы разработаны в целях реализации положений статей 93 и 93.1 НК РФ по истребованию документов в рамках налогового контроля.

Таким образом, сделан еще один важный шаг, который позволит организациям и налоговым органам полноценно обмениваться первичными учетными документами в электронном виде.