Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.

Согласно п 1.3. «Порядка выставления и получения счетов — фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 №50н (далее — Порядок). «…Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — Оператор электронного документооборота)…». Т.е. так решило государство.

Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой.

Организациям, желающим самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:

•          получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;

•          обеспечения юридической значимости электронных документов;

•        обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;

•         согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;

•         организации архива электронных документов;

•        обеспечения безопасности при обмене документами;

•         обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭП, шифрование).

Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Если мы будем обмениваться со своими контрагентами электронными счетами-фактурами, надо ли распечатывать наши экземпляры  документов или нет? Где будут храниться документы и сколько лет?

Дублировать электронный документ на бумаге не нужно, так как в соответствии с законодательством (например, ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский кодекс, а также ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» и ФЗ «Об электронной подписи») допускается существование оригинала документа как в бумажном, так и в электронном виде. При этом дублирование документа, оформленного в электронном виде, на бумажном носителе не требуется.

Предусмотрены оба варианта хранения файлов  в соответствии с установленными законодателем сроками хранения документов:

•         непосредственно в информационной базе;

 Нет, так как при передаче электронного документа через оператора электронного документооборота фиксируется точное время и дата отправки документа.

Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.

То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.

 ЭД можно распечатать на бумажном носителе с отметкой, что документ подписан ЭП, заверить подписью ответственного лица и печатью организации (Письмо Минфина от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).

 Безусловно, работа с электронными документами через двух Операторов электронного документооборота предусмотрена (см. Приказ Минфина России от 25.04.2011 г. № 50-н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи») Однако обмена между клиентами разных операторов электронного документооборота еще нет. Рабочая группа Операторов ЭДО СФ разработала технические процедуры роуминга. В настоящий момент идет реализация и тестирование согласованных решений. После появления такой возможности будут опубликованы документы, определяющие требования обеспечения роуминга и цены на отправку электронных документов клиентам других операторов.

Безусловно, обмен электронными документами между партнерами по бизнесу имеет целый ряд преимуществ:

•         Снижение затрат на обмен документами;

•         Ускорение обмена документами;

•         Снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему;

•         Снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически;

•         Ускорение ввода документов (приходования товара);

•         Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи);

•         Хранение документов в памяти компьютера, отказом от бумажных архивов;

Быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ ИБ;

•        Снижение затрат на подготовку к проверкам госорганов.

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе. И во многом процесс активного подключения зависит от Вашей позиции. На Западе различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия – модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия  — навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке, как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) – эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с Вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

Предлагайте клиенту переходить поэтапно (100% переход – явная утопия);

•       Советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, ежемесячный биллинг);

•       Напоминайте клиенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов)