Компания «Такском» провела бизнес-завтрак, посвященный электронному документообороту (ЭДО) с контрагентами. Мероприятие прошло в здании делового центра ТПП РФ на Чистопрудном бульваре. В нем приняли участие эксперты ФНС, специалисты фирмы «1С», компании «Такском» и  представители крупного бизнеса.

Непринужденная атмосфера деловой встречи позволила всем участникам беседы обменяться мнениями

Непринужденная атмосфера этой деловой встречи позволила всем присутствующим обменяться мнениями о достижениях в сфере ЭДО и поделиться опытом внедрения. Открыл мероприятие заместитель директора компании «Такском» Зудин В.Ю. В своей приветственной речи он высказал пожелания о том, что встреча за завтраком в это солнечное утро пойдет на пользу ее участникам и будет способствовать скорейшему решению вопросов, связанных с ЭДО. Спикер заметил, что перевод бизнес-процесса в электронный формат идет отдельными блоками: унификация первичных учетных документов, декларация по НДС, нулевая ставка НДС. Что касается последней,  процесс ее администрирования вызывает много проблем у бизнеса и требует упрощения. Также Зудин В.Ю. обратил внимание на то, что вовлечение клиентов в ЭДО связано с трудностями, главным образом,  психологического характера. «На бумаге – привычнее», – так утверждает большинство представителей бизнеса. При этом определенный контингент заявляет о необходимости интеграции оператора ЭДО с уже действующей в их организации учетной системой. По словам заместителя директора компании «Такском», «вовлечение контрагентов в ЭДО требует, прежде всего, их сегментирования в зависимости от позиции и характера бизнес-процесса, а также  комплексного подхода».

«Электронизация всей страны – это серьезно», – с этих слов начала свое выступление советник государственной гражданской службы  РФ 2-го класса Лапина О.Г. Она отметила, что ЭДО является эффективным инструментом по оптимизации бизнес-процессов. С внедрением ЭДО повышается скорость подготовки и согласования  документов, их поиск, уменьшается количество ошибок. При этом они не теряются, для их хранения не требуется специально отведенного места. В этой связи ФНС рекомендует включать в список документов  в электронном виде документы временного хранения (первичные, по учету и контролю) и документы, переводимые в электронную форму согласно нормативным требованиям.

Сейчас активно разрабатывается электронный универсальный передаточный документ (УПД)

Сейчас ФНС активно занимается разработкой электронного универсального передаточного документа (УПД), продумывается его корректировка и порядок исправления. ФНС совместно с Минфином уже подготовили разъяснения об отсутствии налоговых рисков при применении электронного УПД. Кроме того,  представитель ФНС отметила, что отчетность, направляемую в ФНС следует подписывать  только усиленной квалифицированной подписью.

Опытом внедрения ЭДО в фирме «1С» и ее партнерах поделился руководитель направления ЭДО «1С» Еременко М.В. Он рассказал о том, как поэтапно проходил процесс вовлечения контрагентов в ЭДО. Сначала специалисты фирмы провели с ключевыми партнерами тестирование системы, далее деликатно предложили всем контрагентам перейти на ЭДО. Однако на это пожелание  в течение года отреагировали немногим более 5% из них.  И тогда фирма ввела добровольно-принудительный порядок, переложив финансовую нагрузку по некоторым операциям на плечи тех, кто не использует ЭДО. И это сработало: за год больше половины контрагентов перешли на ЭДО.

Иначе происходило вовлечение в ЭДО клиентов группы компаний Vi и рекламных агентств, с которыми она взаимодействует. Об этом рассказала заместитель руководителя юридического управления Vi Брызгалова Л.В. По ее словам, «участники проектной команды Vi постоянно проводили презентации в агентствах и активно общались. Эти выездные сессии были основной двигательной силой в том, чтобы убедить контрагентов перейти на ЭДО». Сейчас в Vi 20% документов с внешними контрагентами обращаются в электронном виде.

Обсуждение выступлений, вопросы экспертам и живая беседа – все это способствовало тому, чтобы выявить интересы бизнеса. К примеру, главного бухгалтера группы компаний HeadHunter Плетневу Е. И. сегодня в большей степени волнует межоператорский роуминг. HeadHunter – один из пионеров ЭДО – сейчас участвует в  пилотных проектах по роумингу.

Динамика рынка и требовательность клиента к удобству заставляет находить оптимальные решения, в том числе создавать сервисы. В рамках мероприятия были представлены сервисы компании «Такском»: «Конвертер», предназначенный для преобразования разделов (8-12) декларации по НДС из формата Excel в формат XML; «Сверься!» – для выявления разногласий в книгах покупок и продаж между организацией и ее контрагентами; «Картотека документов» – для комплектации документов из различных информационных систем.

Человеку должно быть комфортно в работе, и тогда он сам потянется к оператору. В этом едином мнении сошлись все участники деловой встречи. По окончании мероприятия компания «Такском» провела традиционный розыгрыш призов. Это были подарочные издания книг  по истории и культуре, а также кофемашина.

Все присутствующие на бизнес-завтраке приглашены на заседание Рабочей группы по ЭДО при ТПП РФ, которое состоится в конце октября. На горячие вопросы по ЭДО готовы ответить эксперты на вебинарах, организованных компанией «Такском» совместно с журналом «Налоговая политика и практика».